Hvordan Spill Møteprotokoller fra telefon

Møtereferater tillate enkeltpersoner å se en utskrift av et møte som har funnet sted. Protokollen inkluderer detaljert dokumentasjon av hva som skjedde under møtet, herunder møtedeltakelse, temaer diskutert, og tilbakemeldingene. Når møte i en murstein og mørtel bygningen, kan du bruke øyne og ører for å hjelpe deg spille inn minuttene. Men med et telefonmøte, du kan ikke se de andre møtedeltakerne, så det handler om hva du hører.

Bruksanvisning

1 Bruk telefonkonferanse programvare for å registrere ditt møte når det er mulig. Ved hørbart innspilling møtet, kan du gå tilbake og lytte til møtet for å fange opp all informasjon du kanskje har savnet i de innspilte notater. Du kan bruke tele programvare som fri konferansesamtale, Ingen pris og fri konferanse Pro.

2 Vurder å bruke et hodesett i stedet for et håndsett for å lytte til telefonmøte. Ved å bruke en telefon headset, kan du frigjøre hendene til å skrive ned notater fra møtet. Selv om du kan bruke høyttaleren til å lytte til møtet, er klarheten bedre på et headset.

3 Be hver person for å kunngjøre sitt navn når han slutter seg til telefonmøte. Skriv den enkeltes navn ned så vel som den gang han kom inn på møtet. Ved å få navnet på hver person, kan du sikre at en nøyaktig frammøte roll er dokumentert. Hvis en person er sent ankommer og møtet har startet, kan du få navnet sitt på slutten av møtet for å sikre at møtet ikke blir avbrutt.

4 Skriv ned hvor mange personer var til stede, i tide og treg. Hvis en person ikke identifisere seg før møtet startet, kan hun bli vurdert treg.

5 Skriv ned tiden telefonmøtet starter og slutter.

6 Spør hver person som snakker i telefonmøte å oppgi navnet sitt når de snakker. Skriv ned navnet hennes sammen med kommentarene hun gjorde. Det er lett å forveksle en persons stemme med stemmen til en annen. Ved å be høyttaleren for å identifisere seg selv, kan du nøyaktig dokumentere som stemmer og gir kommentarer, forslag eller tilbakemeldinger under møtet.

7 Dokumentere tiltak som et resultat av møtet. For eksempel, hvis en person får et oppdrag å fullføre som et resultat av møtet diskusjonen, bør du skrive ned navnet på personen gitt oppdraget sammen med detaljene og fristen for oppdraget. Du kan også skrive ned eventuelle avtaler eller uenigheter som ble uttrykt under møtet.

8 Unngå å gå bort fra telefonen din under telefonmøte. Hvis du går bort fra telefonen din, er du sannsynligvis glipp av viktig informasjon som må fanges opp og noteres i protokollen.

9 Sørg for at alle de registrerte notater for protokollen er skrevet ut i stedet for håndskrevne for å sikre at protokollen er leselige for de andre møtedeltakerne.

10 Send ut møte minutter til de andre møtedeltakerne innen 24 til 48 timer etter møtet.