Hvordan spille inn en talemelding
Spille inn en melding på en telefonsvarer eller talepostsystem kan være skremmende. Du har ett skudd, og du ikke ønsker å blåse det. På den annen side, selv om du kan øve og re-posten en hilsen til din egen telefonsvarer system, vil du vite den beste teknikken for å inspirere noen til å la bare den informasjonen du virkelig ønsker. Enten igjen en beskjed for noen andre, eller lage din egen hilsen, ha en strategi på plass før du begynner vil hjelpe deg å kommunisere tydelig.
Bruksanvisning
Legge igjen en beskjed
1 Snakker langsomt og tydelig. Husk at personen i den andre enden prøver kanskje å ta notater, eller har en hørselshemming. Vis hensyn med klare enunciation og en målt talestemmen.
2 Gi viktig informasjon i begynnelsen og slutten av meldingen. Begynn og avslutt med for- og etternavn og telefonnummer. Eileen O. Brownell, president i Training Solutions, sier: "Ingen ønsker å lytte til en lang melding flere ganger for å finne ut hvem som ringer og hvor du skal ringe tilbake."
3 Smil. Folk som ikke kan se ansiktsuttrykk kan høre et smil på vokal tone. Å være stresset og har det travelt vil likeledes bli reflektert i stemmen din melding.
4 Hold det kort. Ikke prøv å dekke alle de punktene du ønsker å diskutere. Snarere informere personen du trenger en retur samtale slik at du kan gi mer informasjon.
5 Presentere noen alternativer. Unngå for mange detaljer om når og hvor du kan nås. En talemelding med mange svaralternativer vil forvirre personen du ringte. Begrens svar valg å ikke mer enn to eller tre. For eksempel "Ring meg på (ditt telefonnummer) eller send meg på (din e-postadresse)."
Lage en hilsen
6 Skriv et skript. Ingenting bidrar til å organisere det som må sies som en skriptbasert hilsen. Dette vil sikre at du kan redigere hilsen til nettopp det du ønsker fra den som ringer.
7 Ikke oppgi åpenbare. Utsagn som: "Jeg kan ikke svare på telefonen nå," eller "jeg er borte fra pulten min," er allerede kjent av den som ringer.
8 Gi den som ringer andre kontaktmuligheter. Gi et mobiltelefonnummer eller e-postadresse.
9 Hold hilsen til mindre enn 20 sekunder. En kortere hilsen er enda bedre. Den som ringer har en misjon, å gi deg informasjon.
10 Være personlig. I vår automatisert verden, kan en varm, personlig stemme hilsen være en forfriskende forandring for den som ringer. Les manuset opprettet i trinn 1 til du kan gjøre meldingen høres naturlig og unrehearsed.
Hint
- Av sikkerhetsmessige årsaker bør hilsener til hjemmet telefonsvarere aldri innebære at du er borte fra hjemmet.