Hvordan erstatte en telefonsvarer med talepost

Talepost tilbyr flere fordeler i forhold til en telefonsvarer. Det er lett tilgjengelig eksternt, og kan nås uavhengig av telefonlinjen, slik at viktige telefonsamtaler er ikke forpurret av et opptattsignal. I tillegg, er talepost mer pålitelig enn en telefonsvarer. Det er upåvirket av løse ledninger eller strømbrudd. Skifte telefonsvareren med beskjed kan virke skremmende i utgangspunktet, men det er ganske enkelt.

Bruksanvisning

Kjøp en Voice Mail System

1 Tenk hvor mange postkasser talepostsystem trenger. Standard talepost pakkene kommer med en postkasse for alle involverte brukere, mens en utvidet servicepakke gir flere postbokser som kan nås fra talepost meny.

2 Undersøk hvor lenge talepostmeldinger vil bli holdt i postkassen. Den talepost postboks holder innspilte meldinger for en begrenset tid før du sletter dem. Dette kan være hvor som helst fra 14 til 21 dager.

3 Bestem deg for hvor mye tid bør bli tildelt for en talemelding. De fleste selskaper tilbyr en 3-minutters-grensen, mens andre kan gi opp til 5 minutter å legge igjen en beskjed.

4 Finne ut hvor mange meldinger telefonsvarer system bør være i stand til å lagre. De fleste selskaper tilbyr en lagringsplass på 20 meldinger, med mer plass tilgjengelig ved å kjøpe en utvidet plan.

5 Se på de ekstra funksjonene som er tilgjengelige. Noen avanserte funksjoner vil oversette til talemeldinger til tekst, og deretter sende talemeldinger til en e-postkonto du ønsker. Andre vil sende deg en e-postmelding for å fortelle deg at du har talepost, og en rekke selskaper tilbyr et nummer for å sjekke talepost eksternt. En nyere utvikling gjør at fakser sendes til en telefonsvarer system og hentes av postbokseieren på hennes bekvemmelighet.

Konfigurer Voice Mail System

6 Tast inn telefonsvarer system og bli kjent med menyen. Mange talepostsystemer har et sett med instruksjoner som er spesielt utviklet for førstegangsbruker, men etter det, vil brukeren bli gitt en forhåndsgenerert talepost. Lær hva telefontastene skal utføre hvilke handlinger, og ikke bekymre deg hvis du er litt forvirret i starten, så du vil lære med erfaring.

7 Hold en utskrift av menyalternativene for enkel referanse.

8 Bytt ut den forhåndsinnstilte fødselsnummer med en personlig en. Stemmen postsystem vil vanligvis genererer en tilfeldig personlig identifikasjonsnummer som du deretter kan endre etter eget ønske. Sørg for å lagre ditt fødselsnummer, eller erstatte det med et tall som er meningsfullt for deg på noen måte.

9 Spill inn en personlig hilsen til folk som har blitt overført til talepostsystem. Hold det enkelt-slik du ville gjort når du tar opp et budskap til en telefonsvarer. Sørg for å be folk om å forlate en call-back nummer, sammen med en kort melding om hvorfor de tar kontakt med deg.

10 Koble telefonsvareren fra telefonlinjen. Selv om dette er ikke akkurat nødvendig, kan holde telefonsvareren som er koblet til telefonlinjen etter at du erstatter den med talepost resultere i det å besvare anrop før talepost gjør, helt ugyldig kjøpet.

Hint

• Talepost er en tjeneste levert av teleselskap. Selv om du bytter en telefonsvarer med talepost kan være mer praktisk, det kommer også med en månedlig avgift for det privilegium.