Hva er begrensningene for klargjøring konferansesamtaler?

Konferansesamtaler bro over kommunikasjon hull tvers av miles. Men på samme tid, selv moderne teknologi snuble over begrensningene for å sette opp konferansesamtaler. Disse glitches inkluderer inkompatible telefoner og ulike nivåer av teknisk ekspertise blant dine publikum medlemmer. Menneskelig uvitenhet kan også vanskeliggjøre prosessen med å gjøre forretninger via telefon.

Utstyr

Telefoner som fungerer best for konferansesamtaler er enheter med telefoner som er hard-kablet til telefonlinjen, i henhold til telefonkonferanse nettstedet. Mobiltelefoner og trådløse telefoner generere statisk og kan også fange opp støy fra kommunikasjonsveiene. Hvis du bruker en høyttaler telefon, velge en modell som er full digital dupleks, råder telefonkonferanse nettstedet. Denne stilen minimerer klipping lyder som noen ganger blir hørt med høyttaler telefoner. Det gir også flere gjester til å snakke på samme tid. Konferansesamtaler blir sparket opp noen hakk når brukere presentere video og web-baserte funksjoner for å forbedre sine møter; Men betyr dette flere teknologier, for eksempel felles programvare for opplasting av filer-som kan føre til ytterligere hindringene, ifølge Bizcovering nettstedet.

Savvy

En annen begrensning for å sette opp konferansesamtaler er en mangel på erfaring med telefonutstyret. For eksempel, alltid teste lyd- og bildeutstyr før hver samtale. Ellers vil du være feilsøking mens en utålmodig publikum venter. Slå av samtale venter-funksjonen ved å slå "70 #" eller kontakte tjenesteleverandøren for instruksjoner, i henhold til telefonkonferanse nettstedet. Pipene som kjennetegner samtale venter er lik den tonen som lanserer en ny innringer bli med i konferansen. Minn dine gjester til å bruke "mute" -knappen på telefonen for å hindre lyttere å høre bakgrunnsstøy. Advise publikum til ikke å bruke "hold" funksjon fordi musikken er ment å varsle en telefon som ringer at han ikke har blitt koblet; er imidlertid at samme musikk hørbar for alle på en telefonkonferanse.

Etikette

Etikette er like viktig for å lykkes i en konferansesamtale som å ha det rette utstyret og teknologisk know-how. Bli med i samtalen tidlig og introdusere deg selv fordi gjestene ikke kan gjenkjenne stemmen din, i henhold til telefonkonferanse nettstedet. En annen begrensning til konferansesamtaler er at dine gjester kan begynne å diskutere din agenda emnene før hele gruppen blir med i samtalen, som er en annen grunn for deg å ringe inn tidlig. La god tid for din agenda og deltakernes kommentarer. Men husk at lytterne blir lei etter mer enn en time av samtalen, ifølge Bizcovering nettstedet. Dessuten betyr telefonkonferanse etikette factoring i tidssoneforskjeller for lytterne. Gjennomføre samtalen i et rolig område som er fritt for forstyrrelser og bakgrunnslyder.