Grunnleggende regler for Teleconferencing

Som bedrifter forsøker å kutte kostnader ved å erstatte tjenestereiser med lavere priser konferansesamtaler, har en rekke telefonkonferanse faux pas fikk mange konferanse ledere for å angi grunnleggende grunnregler. Fra å opprettholde et rolig konferanse miljø for å sikre at alle vet hvem som snakker, kan telekonferanse grunnregler bety forskjellen mellom en elendig konferansesamtale og en produktiv en.

Squelch bakgrunnsstøy

Selv om mange telefonkonferanse deltakerne ringe inn fra den relative roen i et kontor, noen deltakere ringe inn fra en rekke andre steder; denne rekke steder skaper bakgrunnsstøy som spenner fra bjeffende hunder til høy musikk til chiming bestefar klokker. Fordi disse lydene kan være veldig forstyrrende, og kan til og med overmanne høyttaler, er det vanligvis viktig å sikre at deltakerne har minst noen kontroll over støy i omgivelsene. Dersom en deltaker ikke kan kontrollere støy, be ham om å bruke en telefon med en mute-knapp eller en som er mindre følsom for lyder fra omgivelsene.

Kunn hver speakerr

Fraværet av fysiske deltakerne noen ganger gjør det vanskelig for telekonferanse deltakerne til å fortelle hvem som snakker. Dette problemet kan skape forvirring under konferansesamtaler (spesielt store seg). For å avhjelpe eventuelle misforståelser, bør hver deltaker kort presentere seg selv hver gang han snakker. Selv i små gruppeanrop, en enkel "Dette er ..." før du snakker kan raskt og enkelt forhindre mye potensial forvirring.

Hold deg til en agenda

En felles klage av telekonferanse deltakere er at samtaler ofte meander off topic, tegning ut samtalen og nødvendiggjør ytterligere samtaler. For å bøte på dette problemet, oppretter en agenda, distribuere det til alle deltakerne i forkant av samtalen, og nøye følge planen. Konferansesamtaler er bare telefonbaserte møter, slik at deltakerne forstår når de er (og selv forventer at de skal være) behandles som sådan.

Ikke avbryt

Uavhengig av type møte - telefonkonferanse, ansikt til ansikt eller computer-mediert - det er nesten alltid uhøflig å avbryte noen som snakker. På en telefonkonferanse, denne handlingen stiger uhøflighet og skaper et miljø der andre deltakere har problemer med å følge med i samtalen, forstå hvem som snakker, og ubevisst tildele troverdighet. For å hindre forvirring og sikre at alle deltakerne er komfortable, bør avbrudd av høyttaleren være begrenset til svært sjeldne forekomster.

Formelt åpne og lukke samtalen

Konferansesamtale arrangørene ofte finne seg selv venter for deltakerne å ringe inn, og det kan være vanskelig å organisere deltakerne når de tilfeldig inn og forlate samtalen. For å legge til noen struktur i samtalen, kunngjøre at møtet har formelt startet om ett til to minutter etter planlagt starttid (eller tidligere hvis alle deltakerne har sluttet). Når telefonkonferanse slutt, indikerer at møtet er over med å takke deltakerne.