Hvordan legge til rette en konferansesamtale

En konferansesamtale gjør at flere deltakere til å snakke med hverandre over telefon. Konferansesamtaler er nyttige når folk ikke kan møtes ansikt til ansikt, og mer enn en person trenger for å være involvert i diskusjonen. Tilrettelegging for en konferansesamtale er viktig for å holde samtalen på emnet og flytte sammen. Etter viktige skritt før og under en telefonkonferanse bidrar til å sikre at samtalen er produktiv og til nytte for alle deltakerne.

Bruksanvisning

1 Planlegg konferansesamtalen. Inviter alle påkrevde deltakere spørre dem om de vil være i stand til å delta. Ha en liste over hvem som skal delta i konferansesamtalen. Bekreft med alle deltakere at de vil ha tilgang til en telefon for samtalen.

2 Send informasjon til alle deltakere en uke før møtet minner dem om dato og klokkeslett for samtalen. Ta med et telefonnummer konferanse-linje og oppringt instruksjoner slik at alle kan koble til anropet.

3 Lag en agenda for samtalen og sende den til alle deltakere to dager før telefonkonferansen. List alle elementer som vil bli diskutert og liste opp navn på personer som skal snakke om hvert emne. Merk på dagsorden som en spørsmål-og-svar sesjon finner sted på slutten av samtalen, og beregne ekstra tid til det. Spør deltakerne å gjennomgå agenda og sende til deg noen spørsmål eller bekymringer. Lag en liste over alle svar.

4 Ringe inn til konferansen linjen og starte samtalen. Spill konferansen om konferansen linje har slike evner. Ber alle om å melde fra om at de har sluttet seg til samtalen og skrive ned som deltok. Start konferansen ved å si sak en er først og at Mr. Jones vil være talte, og be deltakerne om å holde alle spørsmål fram til spørsmål-og-svar sesjon.

5 Snakk tydelig når den første agenda emnet har blitt dekket for å kunngjøre at Ms Smith skal snakke ved å dekke sak nummer to. Fortsett denne prosessen til alle saker er dekket. Etter det siste emnet har blitt presentert, tillate deltakerne å stille spørsmål. Skriv ned alle spørsmålene som stilles og svarene.

6 Når det ikke er flere spørsmål, avslutte samtalen ved å si at det er over.

Hint

• Lag detaljerte lister over hvilke temaer som vil og ikke vil bli diskutert på konferansen.
• Ikke vær redd for å hoppe inn i en samtale som har fått av sporet for å foreslå går videre til neste tema.
• Ikke ta opp en konferansesamtale uten å informere alle på linjen at samtalen blir tatt opp.