Hvordan håndtere flere samtaler

Etter hvert som bedriften vokser, trenger du utstyr for å håndtere økt kundekontakt. En av de første maskinene du trenger er en multi-telefon. Denne telefonen har en rangering av knappene på basen, under eller ved siden av talltastaturet. Det gjør det mulig for brukeren å forholde seg til to, tre eller flere innringere samtidig, sette dem på linje og ta vare på dem en etter en. Ved hjelp av en multi-telefon er ikke vanskelig, men hvis du gjør det på feil måte, vil du utilsiktet henge opp på en verdifull kunde eller andre som ringer.

Bruksanvisning

1 Svar telefonen på vanlig måte når den første samtalen kommer inn. Samtalen vil ringe gjennom på første linje på telefonen. Det vil være den første knappen i kø, enten på toppen eller til venstre. Trykk ned den blinkende knappen for å koble opp samtalen, deretter plukke opp røret og snakke normalt.

2 Trekk deg fra samtalen når et nytt anrop kommer inn. Sett den første som ringer på vent ved å trykke ned knappen Vent, deretter skyve den blinkende linjen som angir den andre ringer.

3 Hils andre som ringer høflig, så spør om han vil holde for en stund. Etter at han er enig, presse hold knappen og sørge for at det blinker for å indikere den andre som ringer er også satt på vent.

4 Skyv den første linjen knappen for å gjenoppta samtalen med den første innringeren. Avslutt samtalen, og skyv den andre for å få kontakt med den andre som ringer og henge opp på den første.

5 Sett kunder på vent og få kontakt med dem etter behov for flere samtaler. Så lenge du har en linje for hver som ringer, vil telefonen holde hver og en på vent til du kan svare på det i sin tur.

Hint

• Sjekk alltid undersiden av telefonen før du forlater området for å sikre at du ikke glemmer og la en kunde på vent.
• Hold knappen må være tent eller blinker før du henger opp mottakeren; ellers vil du henge opp på den som ringer.