Hvordan å gjøre en telefonkonferanse

Gjennomføre en telefonkonferanse er en fin måte å holde et møte uten å måtte reservere møterom og betale reiseutgifter. Alt du trenger for å arrangere en telefonkonferanse samtalen Teleconferencing programvare eller tilgang til en telefonkonferanse nettside. Videre, ved å følge noen enkle trinn, vil telefonkonferanse samtalen flyte jevnt som du navigerer på agendaen.

Bruksanvisning

Start med å velge den rette leverandøren

1 Velg en Teleconferencing leverandør. Noen leverandører, for eksempel freeconferenceservice.com og freeconference.com, vil tillate deg å bruke sine tjenester gratis. Gratis tjenester har ofte begrensninger, for eksempel antall deltakere er tillatt på samtalen og lengden av hvert anrop.

Telefonkonferanse tjenester fra selskaper som AT & T eller Clear Channel, kan kreve at du betaler en avgift; Men disse selskapene gir ofte flere fordeler, for eksempel en gratis nummer for deg og medlemmer av partiet å ringe inn i samtalen, samt lave priser per minutt.

Når du velger en leverandør, kan du vurdere hvor mange deltakere du forventer å være på samtalen og antallet av dem som ringer lang avstand, lengden på samtalen, og antall telekonferanse forekomster. Spør leverandøren om de tilbyr andre funksjoner, for eksempel 24/7 teknisk support, kundeservice, og muligheten til å bytte til web eller videokonferanser.

2 Planlegg en tid for telefonkonferanse samtalen så langt i forveien som mulig. Noen telefonkonferanse tjenesteleverandører krever at du planlegger din konferanse innen en tildelte tidsvindu, med de fleste spør om bestilling minst 24 timer i forkant av samtalen. Alternativt kan andre leverandører ikke krever en forhåndsbestilling. Dette er en funksjon du bør spørre om før de bestemmer seg for en telefonkonferanse leverandøren.

3 Opprett en agenda. På agendaen, inkludere punkter i alle saker å diskutere under samtalen. Agendaen vil hjelpe deg å holde fokus på de temaene på hånden og unngå vandrende på irrelevante diskusjoner. Så, hvis du tilfeldigvis å bli avsporet under samtalen, kan du se på dagsorden for å komme tilbake på sporet.

4 E-post telefonkonferanse deltakerne på forhånd. I denne e-posten, gi dem en telefon og PIN-kode for å få tilgang til samtalen. Fortell dem tidspunktet for samtalen og fest den endelige dagsorden. Ved å feste dagsorden, kan deltakerne forberede på forhånd for eventuelle spørsmål eller tilbakemeldinger.

5 Tast inn telefonkonferanse linje 15 minutter for tidlig. Ved å gjøre dette, vil du ikke å bekymre deg om å være treg. Du vil også vite på forhånd om eventuelle tekniske problemer som kan oppstå. Hvis du opplever tekniske problemer, kan du enkelt kontakte kundeservice for å få problemet løst.

Merk at noen telefonkonferanse tjenesteleverandører vil også tilby en funksjon som vil tillate deltakerne å "kiming i" når de kommer på samtalen, selv om de kommer for sent.

6 Hold deg til dagsorden. Dette er svært viktig når telefonkonferanse begynner å sikre at alle elementer er diskutert. Det er like viktig å gi tid til spørsmål og tilbakemeldinger på slutten av samtalen. Vær høflig og lytte uten å avbryte eller kutte noen av. Hvis du ikke har svaret på spørsmålet eller ikke ønsker å ta opp tilbakemeldinger i øyeblikket, liste det som et punkt på dagsorden for neste telefonkonferanse samtale.

7 Avslutte konferansesamtalen. Som telefonkonferanse vert, bør du være den siste personen til å forlate linjen.