Steg-for-steg guide for å sette opp en telefonkonferanse

Selskaper kan redusere reisekostnader og tid tapt på veien ved hosting møter ved hjelp av telefonkonferanser. Telekonferanse tillate deltakerne å ringe inn en felles telefonnummer og møte som en gruppe over telefonen. Bedrifter bruker telekonferanse for små gruppeprosjekter og større presentasjoner når det ikke er mulig å ha alle på samme fysiske sted samtidig. Du eller din bedrift trenger for å abonnere på en Telekonferanse. Sette opp en telefonkonferanse seg vanligvis tar bare noen få minutter.

Bruksanvisning

1 Velg en tjeneste. Selskaper som Cisco WebEx, Conference Amerika og FreeConference.com alle tilbyr en rekke Teleconferencing tjenester som spenner fra gratis til $ 150 (som i 2011), avhengig av antall innringere du trenger for å imøtekomme og eventuelle tilleggstjenester, for eksempel samtaleopptaket, du velger. Opprett en konto med din valgte tjenesten.

2 Logg inn på kontoen din og angi riktig informasjon om dato, klokkeslett og varighet av samtalen. I noen tilfeller vil du trenger å vite på forhånd hvor mange personer du forventer å bli med i samtalen slik at du kan bestille riktig antall telefonlinjer. Hvis du vil at samtalen skal registreres eller transkribert, være sikker på å velge disse tjenestene på det tidspunktet du sette opp samtalen.

3 Spill oppringt i antall og tilgangskoden når du bekrefte at du telefonkonferanse med tjenesten. Alle deltakere vil ringe i å bruke samme telefonnummer. Adgangskoden vil tillate dem å oppgi spesifikke samtalen. Noen tjenester tilbyr en egen tilgangskode for høyttalere og deltakere. Dette gjør at deltakerne å bli satt på mute mens høyttalerne gjør sine presentasjoner og for deltakerne å deretter oppheve demping seg under en spørsmål og svar periode.

4 Inviter deltakere til samtalen flere dager i forveien hvis det er mulig. Du kan gjøre dette via e-post eller telefon. Fordel dato og klokkeslett for samtalen sammen med innringingsnummer og tilgangskode. Alltid la deltakerne vet hvor lenge samtalen er ventet å vare. Når det er mulig, distribuere en agenda i forkant av samtalen for å holde samtalen på sporet og produktiv.

Hint

• Bruk e-post eller en Internett-tjeneste som forsamlingen veiviseren hvis du trenger å finne den beste dato og tid for en telefonkonferanse møte for alle deltakere. Potensielle deltakere kan fortelle deg hvilke datoer og tider fungerer best, som vil hjelpe deg med å få så mange mennesker til å delta på telefonkonferansen som mulig.
• Alltid råde telefonkonferanse deltakerne å ringe fra en telefon på en fasttelefon, når det er mulig, som mobiltelefoner kan forårsake statisk på linjen.
• Deltakerne bør prøve å ringe fra et rolig sted så bakgrunnsstøy ikke er plukket opp av teleconferening system, som kan være forstyrrende for alle innringere.