Slik arkiverer talemeldinger

Arkivering telefonsvarer er blitt en forutsetning for flere typer virksomheter og selskaper. Security and Exchange Commission (SEC) og Financial Industry Regulatory Agency (FINRA) har gjort felles kommunikasjon i virksomheten, inkludert e-post, tekstmeldinger og talepost, i henhold til å arkivere og lagring forskrifter. E-oppdage og andre krav gjør dette datastyring viktig for å bevare forretningsdokumenter. Telefonsvarer kan være vanskelig å arkivet, som selskapene kan ha fasttelefoner, voice-over IP-telefoner og mobiltelefoner som er alle underlagt arkiv krav selv om brukeren sletter meldingen.

Bruksanvisning

1 Foreta en opptelling av telefonsystemet. Bestem hvor bedriftens eller organisasjonens telefoner er plassert og liste dem. Legg merke til den type tilkobling (fasttelefon, voice-over IP eller mobil).

2 Installer en telefon arkiv program som integrerer alle dine telefonsystemer sammen. Dette systemet skal ta telefonen inventar og logge alle talemeldinger. Dette programmet vil da kunne søke talemeldinger fra brukere og telefonnumre som brukes.

3 Katalogisere disse talemeldinger i henhold til lovene som styrer din bedrift eller organisasjon. Et selskaps arkivering krav er ofte skissert av regulerende myndigheter. Myndighetene har ofte sine egne regler knyttet til hvordan talepostfiler som er lagret må katalogiseres og lagret.

4 Oppbevar talepostfiler eller transkripsjoner i et trygt og sikkert sted. Noen talemeldinger må bli transkribert som skal arkiveres. De fleste forskriftene bare tillate for talepostmeldinger skal lagres på en harddisk i digitalt format. Noen trenger å bli arkivert på kassettspillere for avspilling. Forstå kravene som gjelder din bedrift eller organisasjon vil tillate deg å være kompatibel med talepost arkiv forskrifter.