Hvordan holde en online konferanse
En online konferanse er et virtuelt møte mellom ulike medlemmer av en bedrift eller arbeid prosjekt som vil delta på møtet uten å være til stede i samme rom. Ved å logge inn en Internett-basert konferansetjenesten, eller bare ved hjelp av et webkamera og direktemeldinger, kan medlemmer utveksle informasjon og arbeide på dokumenter sammen i sanntid. Moderne elektroniske konferanser sparer bedriftene penger på flybilletter og hotell konferanserom. Online konferanser tillate ansatte å fritt utveksle ideer med hverandre ved et museklikk, enten de er hjemme, på kontoret eller på reise.
Bruksanvisning
1 Plan detaljer om møtet på forhånd. E-post deltakerne på møtet starttidspunkt. Hvis de som ringer bor i forskjellige tidssoner, informere deltakerne om at samtalen koordinator tidssone styrer samtalen-in time. For eksempel, hvis nettmøte veileder ligger i New York, starttidspunktet bør være oppført som 10 am Eastern Standard Time (EST). Møtedeltakerne i Los Angeles vil da oppmerksom på at deres starttid er 7 am Pacific Standard Time (PST).
2 Oppmuntre møtedeltakere til å bruke en kablet tilkobling for å få tilgang til Internett, hvis deres trådløse tilkoblingen er upålitelig. Trådløse tilkoblinger tendens til å vakle, spesielt under lange møter, og viktige punkter kan være savnet. La deltakerne vet at de må bruke et headset mikrofon som fjerner bakgrunnsstøy og gir dem mulighet til å konsentrere seg om møtet.
3 Kontakte et firma som er vert for online konferansesamtaler. PC Magazine anbefaler DimDim, en online web-konferanser tjeneste som tilbyr gratis grunnleggende møter for opptil 10 personer med enveis video. Med denne tjenesten kan du bruke en "White Board", ligner på en PowerPoint-presentasjon, for å jobbe med nye dokumenter leve. DimDim tilbyr Betalt Pro og Webinar planer for faste avgifter, med plass til opptil 1000 personer i en video chat room. GoToMeeting bare lyd konferanser tilbyr en gratis 30-dagers prøveversjon, og har tegneverktøy, muligheten til å dele dokumenter og planlegging alternativer som kan integreres med Microsoft Outlook. Cisco Webex lar alle brukere, opp til 25 i en økt, for å dele dokumenter og skrive notater i sanntid, og programvaren kan nås fra en hvilken som helst plattform - Mac, PC, Linux og til og med web-baserte smarttelefoner. Rekord WebEx møter for senere visning.
4 Be møtet veileder for å logge inn på møtet og utarbeide dagsorden på forhånd. Bruk en elektronisk "sign-in" ark for å holde oversikt over hvem som logger seg inn på møtet og når.
5 Følg møtet plan og ikke bli distrahert. Av og til kan et viktig poeng å komme opp og forsinke neste emnet på dagsorden. Så lenge diskusjoner fokusere på virksomheten, får "off track" er greit så lenge det ikke går på for lenge.
6 Engasjere alle medlemmer i samtalen. Noen mennesker er naturlig mer pratsom enn andre, men alltid spørre om roligere deltakerne har noe å tilføye.
7 Spill møtet. E-postkopier av det til deltakerne slik at de kan se gjennom ideer diskutert og bruke dem til nåværende og fremtidige prosjekter.