Hvordan du kan forbedre talemelding

Enten du trenger å spille inn din egen personlige telefonsvarer hilsen, eller det oppstår situasjoner der du må legge igjen en talemelding for andre, er det sannsynlig rom for forbedring. I begge tilfeller er det viktig å sette tydelige og korrekt informasjon slik at mottakeren av meldingen vil forstå hva du ønsker å kommunisere. Hvis du gir prosessen med å samle inn en talemelding litt omtanke, kan du forbedre den.

Bruksanvisning

Din personlige hilsen

1 Sitt i et rolig område, uten bakgrunnsstøy, når du tar opp din personlige talemelding. Lyder og stemmer i bakgrunnen på meldingen kan virke uprofesjonelt og forstyrrende for den som ringer.

2 Identifiser deg ved fornavn og etternavn, samt din bedrift og avdeling, slik at innringere vil vite hvem de har nådd.

3 Be innringeren til å forlate sitt fulle navn, tilbakeringingsnummer og en kort eller detaljert melding (avhengig av hva du foretrekker). Dette vil gjøre deg oppmerksom på hva innringeren ønsker eller behov, og du kan være i stand til å hente svar eller informasjon før du ringer ham tilbake.

4 Informer innringere hva de skal gjøre hvis de har en nødsituasjon og trenger å komme noen umiddelbart, for eksempel "Slå 9" eller "Trykk på # 1276."

Forlate en talepost for noen andre

5 Planlegg en kort 15-30 andre meldingen før du slår person nummer.

6 Snakker langsomt og tydelig på pip. Identifiser deg ved fornavn og etternavn og oppgi ditt kort melding. Overvåk snakker volum, så det er ikke for høyt eller for myk.

7 Oppgi tilbakeringingsnummer, sakte, og gi en tidsramme når du vil mest sannsynlig være tilgjengelig for å svare på en retur samtale.

8 Si din tilbakeringingsnummeret en gang til, og avslutter samtalen med noe positivt som "Jeg ser frem til å ringe."

Hint

• Noen talepostsystemer la innringere til å omgå meldingen og gå direkte til pip. Hvis du ikke kommer til å være på kontoret den dagen, kan dette presentere et problem, hvis personen forventer du å ringe tilbake den dagen. På dager som du ikke vil være i stand til å hente talepostmeldinger, legg igjen en beskjed på begynnelsen av din hilsen som sier, for eksempel: "Vær oppmerksom på at jeg ikke vil være på kontoret i dag, tirsdag 20 april; men jeg vil ringe deg når jeg kommer tilbake på 21. onsdag april. "
• Ikke holder telefonen mellom nakke og skuldre; mottakeren av meldingen kan ikke være i stand til å høre hva du sier. Hold alltid telefonen ordentlig for best resultat.
• Selv om du er sint, ikke la en melding om at din vrede på noens talepost. De kan unngå retur samtalen. I stedet rolig oppgi navn, natur samtalen og et tilbakeringingsnummer.