Hvordan Chair en konferansesamtale

Den gjennomsnittlige personen har deltatt i en konferansesamtale en gang eller to. Conferencing innebærer at man kobler tre eller flere personer til en telefonsamtale. Selv om prosessen med å koble innringere sammen er enkel, kan den ledende av et konferansesenter ikke være så kuttet og tørr. Lederen av samtalen er den personen som vil bli sett på som inkompetent bør samtalen gå galt, derfor forberedelse er nøkkelen til å lykkes lede en konferansesamtale.

Bruksanvisning

1 Lag en liste over alle deltakerne som skal delta. Å ha en liste over deltakere i butikken vil tillate deg å vite hvem som er ment å være på samtalen.

2 Fordel relevant materiale til deltakere i minst 24 timer før konferansesamtalen. Konferansedeltakerne vil være mer tilbøyelige til å stille spørsmål og forstå konferansen agenda hvis de er i stand til å vise de materialer som du skal snakke om.

3 Send en påminnelse til alle forespurte deltakere en til to timer før telefonkonferansen. Dette vil bidra til å opprettholde en full konferanse og fraråde sene etternølere fra å forstyrre samtalen.

4 Avgjøre lengden på hvert emne diskusjon og gi hvert emne en spørsmål / svar pausetid. Denne metoden gjør det mulig for deltakerne å stille spørsmål om hvert tema mens det blir dekket uten å forlenge den totale samtaletiden.

5 Opprett en telefonkonferanse tidsplan. Dersom deltakerne vet hvor lenge samtalen vil vare, vil de sette pris på det, siden de vil være bedre i stand til å planlegge sin dag rundt din konferanse tid.

6 Logg inn på telefonkonferansen i minst ti minutter før deltakerne kommer. Ankommer tidlig vil gi deg en sjanse til å samhandle med tidlig ankomst til konferansen og finne ut navnene deres for å sjekke ut din liste over deltakere mens du venter på at andre skal komme.

7 Be alle deltakerne til å plassere sine telefoner på mute mens konferansen pågår, med mindre et spørsmål eller kommentarer blir uttrykt. Siden de fleste konferanser blir holdt med mange ulike aktører, ikke alle vil forstå viktigheten av kursen av støy og andre forstyrrelser. Det er lettere å snakke rolig til en gruppe av innringere enn å outshout noens kjæledyr som ikke er dempet.